Lima Cara agar Layanan Chat Dapat Membantu Liburanmu

Foto Sumber : pexels.com

Berikut ini  cara agar bisnis anda siap menghadapi ledakan permintaan layanan pelanggan saat liburan.

Briefeing Tim Lebih mendetail

"Komunikasi adalah kuncinya." Kalimat ini memang klise tapi memang seperti itulah adanya. Memastikan semua karyawan pada persepsi dan kesiapan yang sama adalah kunci penting dalam bisnis dalam menjalani liburabn. Semua departemen harus menyadari bagaimana tim lain beroperasi dan bagaimana mereka akan berinteraksi satu sama lain. Karyawan perlu tahu siapa yang dapat mereka andalkan, dan ke mana harus pergi jika terjadi masalah. Agen layanan tahu ke mana mereka dapat mengarahkan pelanggan, tanpa harus bertanya, dapat menghemat waktu secara signifikan dan membangun kepercayaan. Detail aturan ini harus dipahami secara jelas oleh semua lini karyawan.

Menjaga agar pelanggan dan karyawan tetap sinkron bisa jadi sulit, tetapi mengintegrasikan saluran dukungan memungkinkan semua orang berkomunikasi di platform yang sama pada waktu yang sama. Tidak ada lagi pengalihan dari email ke telepon, atau transfer ke departemen lain, atau lebih buruk lagi harus menghubungi nomor lain.

Jadilah proaktif

Menurut “Panduan Lengkap untuk Layanan Pelanggan Liburan” dari Freshdesk, 69% konsumen di seluruh dunia memiliki preferensi yang jelas untuk merek yang menawarkan pemberitahuan dan layanan proaktif. Ini menjadi seperti selangkah lebih maju bagi pelanggan dan ini akan membuat kita semua bahagia. Mengantisipasi masalah apa yang akan dimiliki pelanggan, dan jenis permintaan yang akan masuk akan membantu karyawan Anda bersiap menghadapi lalu lintas liburan. Membuat proses perpesanan otomatis dapat merampingkan komunikasi dan mendapatkan bantuan yang dibutuhkan pelanggan dengan cepat.

Pada kasus ini karyawan veteran Anda adalah sumber daya yang tak ternilai selama liburan sibuk. Mereka tahu bagaimana tim berkomunikasi dan masalah umum apa yang biasanya terjadi. Mendorong mereka untuk menjadi proaktif dan membimbing karyawan musiman dapat membantu menciptakan lingkungan yang mendukung pelanggan dan anggota tim.

Proaktif tidak berakhir saat percakapan selesai. Perpesanan memberi Anda kemampuan untuk menindaklanjuti dengan catatan terima kasih, survei kepuasan, penawaran yang dipersonalisasi, dan banyak lagi. Tetap berhubungan dengan pelanggan Anda dapat membantu mempertahankan dan mendorong bisnis berulang.

Tetapkan harapan dengan pelanggan

Catatan cerewet dalam artikel mereka, “Cara Memberikan Layanan Pelanggan Liburan yang Sangat Baik untuk Natal 2022” bahwa ada peningkatan permintaan dukungan pelanggan sebesar 5-10 kali lipat saat Anda mendekati musim liburan.

Percakapan paling efektif ketika kedua belah pihak memiliki ekspektasi yang jelas. Membangun saluran komunikasi yang jelas sebelum kesibukan liburan membantu menghindari kebingungan dan frustrasi akibat miskomunikasi.

Titik masuk Anda ke perpesanan perlu didefinisikan dengan jelas. Tombol CTA di situs web dan saluran media sosial Anda membantu memperjelas apa yang perlu dilakukan pelanggan untuk berhubungan. Jika Anda bukan bisnis 24/7, jam kerja Anda harus diposting dengan jelas, sebaiknya di tempat yang sama dengan cara terbaik pelanggan Anda untuk menghubungi Anda.

Kurangi penundaan liburan biasa

Permintaan layanan pelanggan melalui telpon biasanya meningkat sebesar 75% selama periode Natal! Saluran telepon dapat kewalahan oleh volume panggilan ini, efeknya waktu tunggu atau antrian lama yang seringkali membuat pelanggan tidak senang. Penundaan dan waktu tunggu yang lama menciptakan terkadang menciptakan interaksi negatif, sudah capek duluan, dan pelanggan mungkin mendapatkan kesan buruk tentang layanan pelanggan Anda.

Dalam penelitian Arise, hampir dua pertiga mengatakan bahwa mereka hanya bersedia menunggu 2 menit atau kurang sebelum menutup telepon seperti yang dilaporkan dalam artikel tahun 2019 “Seri Frustrasi Layanan Pelanggan: Waktu Tahan Telepon”.

Perpesanan atau chat memberikan alternatif yang cepat dan efisien untuk saluran komunikasi tradisional. Dengan perpesanan asinkron yang memungkinkan tanggapan langsung, dan chatbot yang dirancang untuk menyelesaikan masalah dengan cepat tanpa campur tangan karyawan, perpesanan sangat cocok untuk lalu lintas liburan. Penyelesaian masalah kualitas secara tepat waktu dapat membantu menciptakan kepuasan pelanggan yang positif dan menghindari pengalaman waktu tunggu yang lama.

Buat catatan yang baik untuk mendidik dan meningkatkan

Memastikan Anda melacak apa yang berhasil dan apa yang tidak selama musim liburan akan membantu Anda memulai dari awal – atau lebih buruk lagi, membuat kesalahan yang sama – setiap tahun. Informasi ini sangat penting untuk meningkatkan pengalaman pelanggan Anda di masa mendatang, sebagai bonus tambahan, perpesanan kami

Sumber : Whatsapp.com